Was kostet Software? Budgets nach Projektart

Warum es keine einzelne Antwort auf die Preisfrage gibt

Die Frage „Was kostet eine Software?“ lässt sich ähnlich schwer beantworten wie die Frage nach dem Preis eines Gebäudes. Ein Lagerregal und ein Bürokomplex sind beides Bauprojekte, liegen aber um den Faktor hundert auseinander. Bei Software ist es nicht anders: Eine kleine interne Anwendung für eine Abteilung und eine mandantenfähige SaaS-Plattform mit mehreren tausend Nutzenden sind technisch verwandt, kosten aber grundlegend verschieden viel.

Trotzdem lassen sich Budgets nach Projektart grob eingrenzen, wenn man weiß, welche Faktoren den Preis innerhalb einer Kategorie bestimmen. Die folgende Übersicht ordnet typische Vorhaben mittelständischer Unternehmen nach Budgetspanne und verweist auf die jeweilige Kategorieseite mit detaillierteren Zahlen. Sie ersetzt kein konkretes Angebot, gibt aber eine Größenordnung vor, mit der sich intern eine Budgetfreigabe beantragen lässt, bevor überhaupt eine Agentur kontaktiert wird.

Stundensätze und Tagessätze zur Einordnung

Deutsche Agenturen rechnen für Softwareentwicklung meist zwischen 100 und 180 Euro pro Stunde ab, umgerechnet 800 bis 1.400 Euro pro Tag. Spezialisierte Bereiche wie Cloud-Architektur, Machine Learning oder IT-Security liegen eher am oberen Ende dieser Spanne, klassische Web- und App-Entwicklung eher in der Mitte. Freiberufliche Entwicklerinnen und Entwickler sind mit 80 bis 120 Euro pro Stunde günstiger, bringen aber kein Team und keine Vertretung mit. Nearshore-Teams mit deutscher Projektleitung, etwa aus Polen, Portugal oder Rumänien, liegen mit 60 bis 100 Euro pro Stunde dazwischen.

Der Stundensatz allein sagt wenig über die Gesamtkosten aus. Eine Agentur mit 180 Euro Stundensatz, aber eingespieltem Prozess und wenig Nacharbeit, kann am Ende günstiger sein als eine mit 120 Euro, die doppelt so viele Stunden braucht, weil unklare Anforderungen zu Nacharbeit führen. Aussagekräftiger als der reine Satz ist deshalb die Frage, wie die Agentur zu ihrer Aufwandsschätzung kommt und welche Erfahrung sie mit vergleichbaren Projekten hat.

Budgetspannen nach Projektart

Innerhalb jeder Zeile liegt die tatsächliche Größenordnung weit auseinander. Bei einer Website etwa kostet eine kompakte Unternehmensseite auf Basis eines Standard-CMS 5.000 bis 15.000 Euro, eine mehrsprachige Website mit individuellen Funktionen und tiefem SEO-Konzept dagegen 15.000 bis 50.000 Euro. Bei Individualsoftware liegen interne Werkzeuge bei 15.000 bis 40.000 Euro, Kundenportale und Systemintegrationen bei 40.000 bis 150.000 Euro, und Plattformen mit mehreren Rollen und Compliance-Anforderungen beginnen erst ab 150.000 Euro. Auf den verlinkten Kategorieseiten finden Sie diese Abstufungen im Detail, jeweils mit den Kriterien, die zwischen den Stufen unterscheiden.

Was den Preis innerhalb der Spanne bestimmt

Vier Faktoren erklären die meisten Preisunterschiede innerhalb einer Projektart. Erstens die Zahl der Systeme, mit denen die neue Software sprechen muss: Jede zusätzliche Schnittstelle zu ERP, CRM oder Warenwirtschaft bedeutet zusätzlichen Aufwand für Anbindung, Fehlerbehandlung und Tests. Zweitens Compliance-Anforderungen wie ISO 27001, TISAX oder Vorgaben aus dem EU AI Act, die zusätzliche Dokumentation und Prüfschritte verlangen. Drittens die Zahl der Nutzerrollen und Berechtigungsstufen, weil jede Rolle eigene Oberflächen und Zugriffslogik braucht. Und viertens der Standort des Teams, siehe die Stundensätze weiter oben.

Ein Beispiel: Zwei Unternehmen lassen jeweils ein Kundenportal entwickeln. Das erste bindet nur ein bestehendes CRM an und hat eine einzige Nutzerrolle, das Budget liegt bei rund 45.000 Euro. Das zweite bindet zusätzlich ERP und ein Zahlungssystem an, unterscheidet zwischen drei Rollen mit unterschiedlichen Rechten und muss DSGVO-konforme Auftragsverarbeitungsverträge mit allen beteiligten Dienstleistern nachweisen. Trotz vergleichbarer Grundidee liegt das zweite Budget bei etwa 110.000 Euro.

Ein fünfter Faktor kommt bei bestehenden Systemen hinzu: der Zustand der vorhandenen Software oder Daten. Eine Migration aus einer gepflegten, gut dokumentierten Datenbank ist deutlich günstiger als die Ablösung eines gewachsenen Excel-Systems mit jahrelang uneinheitlich erfassten Daten, die erst bereinigt werden müssen, bevor die neue Anwendung damit arbeiten kann. Lassen Sie diesen Punkt im Zweifel vor der Anfrage von der Agentur grob einschätzen, er wird sonst leicht übersehen.

Laufende Kosten nach dem Projektstart

Die Entwicklungskosten sind nur ein Teil der Rechnung. Für Wartung, Sicherheitsupdates und kleinere Erweiterungen sollten Sie zusätzlich 10 bis 20 Prozent des Entwicklungsbudgets pro Jahr einplanen, bei App-Projekten eher 15 bis 25 Prozent, weil zwei Plattformen jährlich neue Versionen erzwingen. Bei SaaS-Produkten macht die laufende Weiterentwicklung nach dem Launch sogar einen größeren Teil der Gesamtkosten aus als die einmalige Erstentwicklung.

Dazu kommen, je nach Projektart, laufende Betriebskosten: Cloud-Infrastruktur, Plattformlizenzen bei Low-Code-Lösungen oder Modellkosten bei KI-Anwendungen, die mit dem Nutzungsvolumen steigen. Bei einer Cloud-Migration etwa kommen die eigentlichen Infrastrukturkosten zusätzlich zum Projektbudget von 20.000 bis 80.000 Euro hinzu und laufen unabhängig davon weiter. Eine seriöse Agentur rechnet Ihnen diese Folgekosten vor Projektstart anhand Ihres erwarteten Volumens durch, statt sie erst nach dem Launch zu erwähnen.

Planen Sie diese laufenden Positionen von Anfang an in Ihr Gesamtbudget ein, nicht nur die einmalige Entwicklung. Ein Projekt, das im ersten Jahr exakt das geplante Budget einhält, aber im zweiten Jahr unerwartet hohe Wartungskosten verursacht, war in der ursprünglichen Kalkulation schlicht unvollständig.

Ein realistisches Budget vor der Anfrage festlegen

Bevor Sie Agenturen anfragen, hilft eine grobe Selbsteinschätzung anhand der Tabelle oben, in welcher Größenordnung sich Ihr Vorhaben bewegt. Fragen Sie sich dabei, welcher der acht Projekttypen Ihrem Vorhaben am nächsten kommt und ob eher der untere oder der obere Rand der Spanne realistisch ist, etwa anhand der Zahl der Systeme, die angebunden werden müssen. Ein realistisches Budget in der Anfrage beschleunigt den Prozess spürbar: Agenturen können direkt einschätzen, ob Ihr Vorhaben zu ihrem Mindestbudget passt, und sparen sich unpassende Angebote in beide Richtungen. Eine Anfrage ohne jede Budgetangabe führt dagegen häufig zu Angeboten, die entweder deutlich über Ihren Erwartungen liegen oder den Umfang stillschweigend zusammenstreichen, um in eine vermutete Zahl zu passen.

Wie Sie Anforderungen vorher so festhalten, dass die Budgetschätzung überhaupt belastbar wird, und wie Sie eingehende Angebote anschließend vergleichen, beschreibt der Beitrag Agenturangebote vergleichen.

Warum das günstigste Angebot selten das billigste ist

Ein niedriger Preis verschiebt Kosten oft nur zeitlich nach hinten. Wird an der Anforderungsphase gespart, entstehen später teure Nachträge. Wird an Tests gespart, entstehen Fehler im laufenden Betrieb, deren Behebung mehr kostet als die ursprüngliche Ersparnis. Und wird an der Dokumentation gespart, wird jede spätere Erweiterung durch eine andere Agentur teurer, weil sich niemand ohne Aufwand in das System einarbeiten kann.

Ein Angebot, das spürbar unter den hier genannten Spannen liegt, ist kein automatischer Warnhinweis, verdient aber eine genaue Nachfrage: welches Team tatsächlich arbeitet, was im Preis enthalten ist und was nicht, und wie die Übergabe am Ende dokumentiert wird. Ein Angebot ganz ohne Testphase oder ohne Dokumentation ist oft nicht günstiger kalkuliert, sondern schlicht unvollständig, und die fehlenden Positionen tauchen später als Zusatzkosten wieder auf.

Ein realistischer Vergleich schaut deshalb genauer hin als auf die reine Endsumme, nämlich darauf, was in dieser Summe jeweils enthalten ist. Zwei Angebote mit ähnlichem Preis können sich in Umfang, Testabdeckung und Nacharbeit trotzdem deutlich unterscheiden.