Agenturangebote vergleichen: Festpreis, Aufwand oder festes Team

Drei Angebote, drei verschiedene Kalkulationen

Wer für ein Softwareprojekt mehrere Angebote einholt, erlebt regelmäßig dasselbe: Die Zahlen unterscheiden sich stärker, als es die vermeintlich gleiche Aufgabe rechtfertigt. Ein Grund dafür ist selten Willkür, sondern das gewählte Vertragsmodell. Eine Agentur, die auf Festpreis kalkuliert, rechnet Risikopuffer ein, die bei Time & Material fehlen. Eine andere bietet von vornherein ein Dedicated Team an, weil sie von einer längeren Zusammenarbeit ausgeht. Bevor Sie Summen vergleichen, lohnt sich deshalb ein Blick auf das Modell, das hinter der Zahl steckt.

Das gilt unabhängig davon, um welche Art von Projekt es geht, ob Individualsoftware, eine Webanwendung, eine App oder ein SaaS-Produkt. Die Kalkulationslogik der drei Modelle bleibt über Projektarten hinweg gleich, auch wenn sich die absoluten Summen deutlich unterscheiden.

Die drei Vertragsmodelle im Vergleich

Die Tabelle zeigt Tendenzen, keine festen Regeln. Manche Agenturen kombinieren Modelle, etwa Festpreis für eine erste Version und Time & Material für die Weiterentwicklung danach. Fragen Sie im Erstgespräch gezielt nach, warum die Agentur gerade dieses Modell für Ihr Vorhaben vorschlägt.

Festpreis: Sicherheit gegen Flexibilität

Ein Festpreisangebot gibt Ihnen Planungssicherheit. Sie wissen vor Projektstart, was die Software kostet, und tragen das Risiko einer Fehlkalkulation nicht selbst. Der Preis dafür: Jede spätere Änderung am vereinbarten Leistungsumfang läuft über einen Nachtrag, und Nachträge sind in der Praxis oft teurer als vergleichbare Arbeit innerhalb des ursprünglichen Angebots, weil sie einzeln verhandelt werden.

Festpreise funktionieren deshalb nur so gut wie das Lastenheft, auf dem sie beruhen. Eine Agentur, die ohne vorherige Anforderungsphase einen Festpreis nennt, kalkuliert entweder mit einem großzügigen Risikoaufschlag oder mit einer Definition von Fertigstellung, die Sie später überrascht. Wie Sie Anforderungen vorher so festhalten, dass ein Festpreisangebot darauf überhaupt tragfähig ist, beschreibt der Beitrag Lastenheft für Softwareprojekte. Eine grobe Einordnung, in welcher Größenordnung sich Ihr Vorhaben überhaupt bewegt, liefert vorab der Beitrag Was kostet Software?.

Sinnvoll ist ein Festpreis vor allem dort, wo sich der Umfang tatsächlich vorher beschreiben lässt: eine Website mit definierten Unterseiten, eine Schnittstelle zwischen zwei bekannten Systemen, eine App mit einem klar begrenzten Funktionsumfang. Bei Vorhaben, deren Umfang sich erst im Projektverlauf zeigt, etwa bei der Weiterentwicklung eines bestehenden Produkts, passt ein Festpreis dagegen selten, egal wie detailliert das zugrunde liegende Lastenheft ausfällt.

Time & Material: laufende Abrechnung nach Aufwand

Bei Time & Material zahlen Sie für tatsächlich geleistete Stunden oder Tage, meist mit monatlicher Rechnung und einer vorab vereinbarten Obergrenze. Das Modell passt zu Projekten, bei denen sich Anforderungen erst während der Entwicklung schärfen, etwa weil erste Nutzerrückmeldungen die Richtung verändern. Sie zahlen dann nur für Arbeit, die wirklich anfällt, und können den Umfang laufend anpassen, ohne jedes Mal einen Nachtrag zu verhandeln.

Die Kehrseite ist Steuerungsaufwand auf Ihrer Seite. Ohne regelmäßige Sprints mit klaren Ergebnissen und ohne eigene Ansprechperson, die den Fortschritt verfolgt, laufen Time-&-Material-Projekte leicht aus dem Ruder, sowohl beim Budget als auch beim Termin. Vereinbaren Sie deshalb feste Reportingtermine und lassen Sie sich den verbleibenden Aufwand regelmäßig vorrechnen, nicht erst am Monatsende.

Dedicated Team: feste Kapazität für längere Projekte

Ein Dedicated Team ist eine über Monate reservierte Kapazität, meist ein festes Set an Entwicklerinnen und Entwicklern, das ausschließlich für Ihr Unternehmen arbeitet. Das Modell lohnt sich, sobald die Zusammenarbeit über ein einzelnes Projekt hinausgeht, etwa bei laufender Produktentwicklung oder mehreren parallelen Vorhaben. Ein eingespieltes Team kennt Ihr System, Ihre Prozesse und Ihre Ansprechpartner, was die Einarbeitungszeit späterer Aufträge entfallen lässt.

In der Anlaufphase ist ein Dedicated Team meist teurer als die beiden anderen Modelle, weil die Kapazität unabhängig von der aktuellen Auslastung bezahlt wird. Wirtschaftlich wird es erst, wenn genug Arbeit über einen längeren Zeitraum ansteht, um das Team durchgehend auszulasten. Für ein einmaliges, klar begrenztes Projekt ist es selten die richtige Wahl.

Klären Sie bei diesem Modell zusätzlich, was bei Personalwechseln passiert. Verlässt eine Schlüsselperson die Agentur, sollte im Vertrag stehen, wie schnell Ersatz gestellt wird und wie die Einarbeitung dokumentiert ist. Ohne diese Regelung tragen Sie als Kunde das volle Risiko eines Know-how-Verlusts, obwohl Sie dafür eine feste Kapazität bezahlen.

Angebote systematisch bewerten: die Bewertungsmatrix

Sobald mehrere Angebote vorliegen, hilft eine einfache Matrix mit gewichteten Kriterien mehr als ein reiner Preisvergleich. Tragen Sie für jedes Angebot eine Punktzahl von eins bis fünf pro Kriterium ein und multiplizieren Sie mit der Gewichtung.

Die konkreten Gewichtungen dürfen Sie an Ihr Projekt anpassen, etwa mit höherem Gewicht auf Nachweisen bei sicherheitskritischen Anwendungen. Wichtig ist vor allem, dieselbe Matrix für alle Angebote zu verwenden, damit die Punktzahlen tatsächlich vergleichbar sind. Was beim Kriterium Code-Eigentum und Übergabe konkret im Vertrag stehen sollte, erklärt der Beitrag Wem gehört der Code?.

Warnsignale in Angeboten

Ein Festpreisangebot ohne vorherige Anforderungsphase ist eines der häufigsten Warnsignale, weil es entweder auf groben Annahmen beruht oder bewusst niedrig kalkuliert wurde, um später über Nachträge nachzujustieren. Ebenso aufmerksam sollten Sie werden, wenn ein Angebot keine Angabe zu Code-Eigentum und Übergabe enthält, wenn Referenzen ohne messbares Ergebnis auskommen müssen oder wenn ein Stundensatz deutlich unter dem in Deutschland üblichen Rahmen von 100 bis 180 Euro liegt, ohne dass die Agentur erklärt, wie sie das kalkuliert, etwa über ein Nearshore-Team.

Fragen Sie in solchen Fällen konkret nach: nach dem geplanten Team, nach vergleichbaren Projekten mit Kennzahlen und danach, was im Angebot ausdrücklich nicht enthalten ist. Eine seriöse Agentur beantwortet das ohne Umschweife.

So kommen Sie zur Entscheidung

Wenn Sie ein Lastenheft mit klaren Anforderungen vorliegen haben, lässt sich die Bewertungsmatrix direkt auf die eingegangenen Angebote anwenden. Bei größeren Punkteunterschieden zwischen den Kriterien lohnt sich ein zweites Gespräch mit den zwei bestplatzierten Agenturen, bevor die Entscheidung fällt, gerade wenn Preis und Teamqualität unterschiedlich bewertet wurden. Notieren Sie sich nach jedem Gespräch direkt die offenen Fragen, denn nach dem dritten oder vierten Termin verschwimmen Details erfahrungsgemäß schnell.

Auf techagenturen.de lassen sich Agenturen vorab nach Vertragsmodell und verifizierten Nachweisen filtern, sodass Sie von Anfang an nur Anbieter anfragen, die zu Ihrem Vorhaben passen. Wie die Reihenfolge der Ergebnisse zustande kommt, erklärt die Methodik. Über die Anfrage erhalten Sie Angebote von mehreren passenden Agenturen gleichzeitig, was den Vergleich von Beginn an erleichtert.