Agentur wechseln: Übergabe ohne Stillstand

Warum ein Wechsel selten spontan passiert

Die Gründe häufen sich meist über Monate, bevor ein Wechsel tatsächlich beschlossen wird, unabhängig davon, ob es um eine Website, eine Webanwendung oder eine Lösung aus dem Bereich Individualsoftware geht: Reaktionszeiten, die immer länger werden, ein Stack, der nicht mehr zu den gewachsenen Anforderungen passt, ein Ansprechpartner, der die Agentur verlassen hat, ohne dass Wissen übergeben wurde, oder schlicht ein Preis, der nicht mehr zur gelieferten Leistung passt. Selten ist ein einzelner Vorfall der Auslöser, meistens ist es die Summe kleinerer Reibungspunkte. Sobald die Entscheidung feststeht, entscheidet weniger die Motivation für den Wechsel über den Erfolg als die Vorbereitung der Übergabe. Ein gut vorbereiteter Wechsel bleibt für Kundschaft und interne Nutzerinnen und Nutzer meist unsichtbar, ein schlecht vorbereiteter führt zu Ausfällen, doppelter Arbeit und einem Vertrauensverlust, der sich auf die neue Zusammenarbeit überträgt.

Manchmal ist der Wechsel auch keine Reaktion auf ein Problem, sondern eine Folge von Wachstum: Ein CMS-Projekt, das ursprünglich für eine einfache Unternehmenswebsite gebaut wurde, stößt an Grenzen, sobald daraus ein Kundenportal mit eigener Logik werden soll. In diesem Fall wechselt man nicht wegen schlechter Arbeit, sondern weil die neue Aufgabe eine andere Spezialisierung braucht, etwa Individualsoftware statt klassischem Webdesign.

Was vor der Kündigung zu klären ist

Prüfen Sie zuerst den bestehenden Vertrag: Kündigungsfrist, vereinbarte Übergabepflichten und die Frage, wem die Rechte am Code oder an den Inhalten zustehen. Wie sich Nutzungsrechte und Eigentum am Code vertraglich regeln lassen, erklärt der Beitrag Nutzungsrechte und Code-Eigentum im Detail. Sprechen Sie die Kündigung nach Möglichkeit erst aus, wenn Sie wissen, welche Zugänge und Unterlagen Sie für eine saubere Übergabe brauchen, denn die Kooperationsbereitschaft einer Agentur sinkt oft, sobald der Vertrag beendet ist. Steht die neue Agentur noch nicht fest, lohnt sich eine Anfrage mit dem konkreten Übergabebedarf, damit eingehende Angebote das Onboarding von Anfang an mitdenken. Ein sachlicher Ton hilft in dieser Phase mehr als eine Beschwerdeliste, denn Sie sind weiterhin auf Auskünfte angewiesen, auch wenn die bisherige Zusammenarbeit an anderer Stelle nicht mehr rund lief.

Die Übergabe-Checkliste

Eine vollständige Übergabe deckt mehr ab als das Login zum Content-Management-System. Die folgende Liste hat sich in der Praxis als Mindestumfang bewährt:

• Zugang zum Code-Repository, inklusive vollständiger Versionshistorie
• Zugang zu Domain-Verwaltung und DNS-Einstellungen
• Zugänge zu Hosting, Servern und Cloud-Konten, mit eigenen Zugangsdaten statt gemeinsamer Logins
• SSL-Zertifikate und deren Ablaufdaten
• API-Keys und weitere Zugangsdaten für angebundene Systeme, übergeben in einem Passwort-Manager statt in einer Textdatei
• Vollständiger Datenbankexport mit Struktur und Inhalten
• Zugänge zum Content-Management-System und zu allen Redaktionskonten
• Zugänge zu Analytics- und Tracking-Werkzeugen
• Technische Dokumentation: Architektur, eingesetzte Komponenten, Deployment-Ablauf, Betriebshandbuch
• Verträge und Lizenzen für Domains, Plugins und Drittanbieter-Dienste, mit Ablaufdaten
• Design- und Quelldateien, nicht nur exportierte Bilder
• Offene Tickets, bekannte Fehler und der aktuelle Stand des Backlogs
• Kontaktdaten für Drittanbieter-Support, etwa Zahlungsdienstleister, Versandschnittstellen oder Schriftlizenzen

Verlassen Sie sich nicht darauf, dass eine übergebene Liste an Zugangsdaten auch funktioniert. Testen Sie jeden Login und jeden Export selbst oder lassen Sie die neue Agentur das während der Übergabephase tun, solange die alte Agentur noch erreichbar ist. Eine Lücke fällt in diesem Moment auf, Wochen später oft nur noch an einem konkreten Fehler im Betrieb.

Wie lange eine Übergabe realistisch dauert

Für eine Website mit Standard-CMS ist eine saubere Übergabe oft in ein bis zwei Wochen möglich, wenn alle Zugänge vorliegen. Bei komplexeren Individualsoftware-Projekten mit mehreren Schnittstellen dauert allein das Zusammentragen der Dokumentation häufig länger als die eigentliche technische Umstellung. Planen Sie deshalb nicht nach der reinen Übertragungszeit, sondern nach der Zeit, die es braucht, um fehlende Unterlagen nachzufordern und zu prüfen, ob die neue Agentur mit dem Erhaltenen tatsächlich arbeiten kann. Setzen Sie sich intern eine Zielmarke, etwa zwei Wochen für die Zugänge und weitere zwei bis vier Wochen für die technische Einarbeitung der neuen Agentur, und sprechen Sie diese Marke offen mit beiden Agenturen ab, statt sie stillschweigend vorauszusetzen.

Den Übergang ohne Ausfallzeit planen

Eine Übergabe in einem einzigen Schritt ist das größte Risiko für einen sichtbaren Ausfall. Sinnvoller ist ein gestaffeltes Vorgehen: zuerst die Dokumentation und die Zugänge, danach eine Testphase, in der die neue Agentur prüft, ob alle Zugänge tatsächlich funktionieren und das System nachvollziehbar ist. Erst wenn dieser Test erfolgreich war, folgt die eigentliche Umstellung. Läuft die bisherige Seite auf WordPress oder einem anderen Standard-CMS, lässt sich eine Testumgebung oft in wenigen Stunden aufsetzen und prüfen. Bei individuell gehosteter Software auf AWS oder einem anderen Cloud-Anbieter braucht dieser Test entsprechend mehr Vorlauf, weil Infrastruktur und Konfiguration mit übertragen werden müssen. Bei einem Wechsel von Hosting oder Domain-Verwaltung senken Sie die TTL-Werte der DNS-Einträge schon einige Tage vorher, damit eine Umstellung nicht Stunden, sondern Minuten dauert. Für die ersten Tage nach dem Wechsel lohnt sich eine kurze Überlappung, in der die alte Agentur noch für Rückfragen erreichbar bleibt, im Idealfall als vertraglich vereinbarte Nachlaufphase, nicht als stillschweigende Erwartung.

Die neue Agentur einarbeiten, ohne bei null zu beginnen

Eine Übergabe ist mehr als ein Datentransfer. Planen Sie mindestens ein gemeinsames Gespräch, in dem die bisherige Agentur Architektur, bekannte Schwachstellen und offene Baustellen erklärt, sofern sie dazu bereit ist. Ist das nicht der Fall, übernimmt diese Aufgabe die neue Agentur anhand der übergebenen Dokumentation, was mehr Zeit kostet, aber machbar ist, wenn die Checkliste vollständig abgearbeitet wurde. Bitten Sie die neue Agentur aktiv um eine Rückmeldung, ob sie mit den erhaltenen Unterlagen und Zugängen tatsächlich eigenständig arbeiten kann, bevor Sie den alten Vertrag endgültig beenden. Sinnvoll ist außerdem eine kurze, gemeinsam erstellte Liste offener Fragen aus der ersten Sichtung des Systems: Was ist unklar, was fehlt, was widerspricht sich in der Dokumentation? Diese Liste lässt sich mit der alten Agentur noch klären, solange die Nachlaufphase läuft. Danach wird jede offene Frage deutlich aufwendiger zu beantworten.

Wenn die alte Agentur nicht kooperiert

Nicht jede Übergabe läuft reibungslos. Manche Agenturen reagieren langsamer, sobald der Vertrag gekündigt ist, manche verlangen zusätzliche Kosten für Zugänge, die vertraglich eigentlich Ihnen zustehen. Prüfen Sie zuerst den Vertrag: Steht das Eigentum am Code und an den Inhalten schriftlich bei Ihnen, lässt sich eine Herausgabe in der Regel einfordern, notfalls mit anwaltlicher Unterstützung. Halten Sie die Kommunikation dabei schriftlich fest. Das erleichtert eine spätere Klärung erheblich. Auch bei Streit lohnt sich ein sachlicher Ton in der Korrespondenz: Wer Fristen nennt und auf konkrete Vertragsklauseln verweist, kommt meist schneller zu einer Lösung als mit allgemeinen Vorwürfen. Für die nächste Zusammenarbeit lohnt sich ein Blick auf Agenturen, die im Profil bereits angeben, ob Code-Eigentum beim Kunden liegt und die Übergabe dokumentiert ist. Das senkt das Risiko einer Wiederholung deutlich. Wie sich eine neue Agentur vorab prüfen lässt, zeigt der Beitrag Agenturen richtig prüfen.

Was nach dem Wechsel noch zu tun ist

Nach dem eigentlichen Wechsel bleiben einige Aufgaben übrig, die leicht untergehen. Widerrufen Sie alle Zugänge der alten Agentur, sobald die Übergabe abgeschlossen ist, auch bei Diensten, die selten genutzt werden. Ändern Sie Passwörter und rotieren Sie API-Keys, die zuvor von außen bekannt waren. Prüfen Sie in den ersten Tagen aktiv, ob Weiterleitungen, Formulare und angebundene Systeme wie erwartet funktionieren, statt auf eine Fehlermeldung zu warten. Und dokumentieren Sie selbst, was Sie bei diesem Wechsel gelernt haben. Das erleichtert einen möglichen nächsten Wechsel erheblich. Legen Sie dazu ein kurzes internes Dokument an, in dem Zugänge, Verantwortlichkeiten und die wichtigsten Lektionen aus der Übergabe stehen, damit dieses Wissen nicht wieder an eine einzelne Person oder eine einzelne Agentur gebunden ist.